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Paso a Paso: Estado de Situación Financiera

El Estado de Situación Financiera es el estado financiero que nos muestra y nos da a conocer como está siendo la gestión de la empresa, si los recursos que tiene la empresa están siendo utilizadas de la manera más eficiente y óptima, en un lapso de tiempo determinado (usualmente un año). Se compone de un resumen de todo lo que posee la empresa y lo que le adeudan (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece a los accionistas (patrimonio).

Un Estado de Situación se presenta en un documento contable en el que se exponen cada uno de los componentes en mención, y se realiza un análisis de los resultados.

Objetivos del Estado de Situación Financiera

El principal propósito para el que se prepara un estado de Situación es conocer la posición financiera de la empresa en un periodo determinado. Al realizar este reporte obtendremos a su vez información relevante para tomar decisiones de negocio como, por ejemplo:

·         Naturaleza y valor de los activos

·         Naturaleza y alcance de las obligaciones

·         Capacidad actual de capital

·         Solvencia del negocio

De igual manera podrás detectar entre otros:

·         Excedente o insuficiencia de fondos en efectivo, bancos o inversiones.

·         Sobrante o faltante de inventarios debido a una planeación errónea de compras.

·         Montos elevados de ventas a crédito y/o ineficiencia de cobranza.

·         Exceso de deudas contraídas.

Toda esta información se convierte en una base para la toma de decisiones que den luces en torno al crecimiento del negocio y a mantener su estabilidad. Por lo tanto, el balance debe ser lo más acertado posible y tomar como fuente todos los registros financieros del periodo a evaluar.

¿Cómo hacer un balance general paso a paso?

1.   Compila y registra los activos corrientes

Recopila y registra los montos correspondientes a los activos circulantes o corrientes, que son todos aquellos susceptibles de convertirse en dinero en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio. A saber:

·         Caja: dinero en efectivo y cheques al día no consignados.

·         Cuentas Bancarias: dinero almacenado en las cuentas corrientes de la empresa.

·         Cuentas por cobrar: monto por recaudar de las ventas a crédito, letras de cambio, préstamos concedidos a empleados, socios o cualquier otro tercero.

·         Inventarios: un resumen completo de las cantidades y valores de materias primas en bodega, productos en proceso, productos terminados y/o mercancías disponibles para la venta.

2.    Compila y registra los activos fijos

Los activos fijos son aquellos que no presentan un flujo o cambios constantes. Por ejemplo:

·         Maquinaria y equipos.

·         Vehículos y equipo de transporte.

·         Mobiliario de oficina.

·         Equipo de cómputo.

·         Inmuebles.

·         Terrenos.

El valor de cada uno de estos activos se determina por el valor comercial o de venta a la fecha de realizar el balance general. Sin embargo, cuando se trata de bienes adquiridos recientemente, se utiliza el valor de compra. En todo caso, hay que tener en cuenta que los activos fijos se deprecian a diario por el desgaste de su vida útil.

3.    Suma los dos tipos de activos

Una vez individualizados y totalizados los activos circulantes y los fijos tienes que sumar sus montos para obtener el total de activos con que cuenta la compañía.

4.    Registra los pasivos corrientes

Por pasivos corrientes se entienden las obligaciones y deudas que la empresa tiene que cubrir en un plazo inferior a un año. Entre estas, cabe destacar:

·         Obligaciones bancarias: créditos y préstamos de cualquier índole inferiores a un año.

·         Obligaciones con proveedores: facturas que le debes a los proveedores o cuya fecha de pago se aproxima.

·         Anticipos de clientes: todo abono realizado por algún cliente para la ejecución de un contrato sin ejecutar o terminar.

·         Sobregiros: el monto de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del informe.

·         Cuentas por pagar a acreedores: las deudas con personas, jurídicas o naturales, diferentes a las entidades bancarias.

·         Impuestos por pagar: todas las obligaciones tributarias que se adeudan a la fecha de realizar el balance, o que hay que pagar en un plazo de tiempo inferior a un mes.

5.    Registra los pasivos fijos

Estos corresponden a deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año, como son:

·         Créditos bancarios: cuando son a mediano y largo plazo.

·         Deudas con comercializadoras de vehículos o maquinaria: las obligaciones con concesionarios y vendedores a crédito de máquinas y otros equipos necesarios para la operación empresarial.

·         Documentos por pagar: letras y demás obligaciones a pagar en el mediano y largo plazo.

6.    Suma los dos tipos de pasivos

Una vez individualizados y totalizados los pasivos fijos y los corrientes, tienes que sumarlos para obtener el valor total de este punto.

7.    Registra el Patrimonio

El patrimonio corresponde a lo que le pertenece al empresario o accionistas al momento de realizar el balance y se compone de:

·         Capital: la inversión inicial hecho por los distintos accionistas para poner en marcha la empresa o algún plan operacional.

·         Utilidades Retenidas: las ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa.

·         Utilidades del período anterior: ganancias de la empresa en el período inmediatamente anterior.

·         Reserva legal: hace referencia a las utilidades que por ley deben reservarse.

Todos los valores utilizados en este punto deben coincidir exactamente con los registrados en los informes al respecto.

8.    Calcula los recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

Una vez totalizado el capital, súmalo con el total de pasivos. El resultado corresponde a los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

9.    Aplica la Ecuación de Balance

Recuerda que esta fórmula dice que:

·         Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios).

·         Activo – Pasivo = Patrimonio

La suma del valor total de los Activos debe ser igual a la suma de valor total de los Pasivos más el valor total del Patrimonio. Esto garantiza un balance y estado financiero equilibrado.DESCARGA MATERIAL EN EXCEL